Eerlijk over ondernemen in corona tijd

Eerlijk over ondernemen in corona tijd

In de afgelopen weken zijn wij, als ondernemers van een relatief klein bedrijf, in het diepe gegooid. Zoals alle ondernemers in de wereld. De overheid doet op allerlei manieren haar best om ondernemers te helpen in deze crisistijden. Maar het zal voor heel veel freelancers en bedrijven – klein en groot – niet genoeg zijn. Dat is de harde realiteit van de huidige situatie. Intern communiceren wij zo helder mogelijk met alle Zoekhelden over hoe wij er als bedrijf voor staan. Maar ook naar de buitenwereld toe, is het wellicht interessant om te delen hoe wij als Zoekhelden de storm proberen te doorstaan. Ik kan de (economische) gevolgen voor ons als bedrijf niet negeren, maar wat mij het meest heeft verbaasd zijn de vele winsten die wij als jong bedrijf uit de huidige situatie kunnen halen. Op korte, maar zeker ook op lange termijn.

Een chronologische recap. 

Code rood – 12 en 13 maart
Tijdens de lunch op donderdag 12 maart wordt me gevraagd of ik bang ben voor de crisis die eraan staat te komen. Of het ons als bedrijf zal gaan raken.  Mijn gedachten waren op dat moment voornamelijk nonchalant; het zal allemaal wel loslopen. Achteraf zeker naïef, maar ik antwoordde (natuurlijk) politiek iets in als: “dat zal moeten blijken” of “dat is nu nog moeilijk in te schatten”. Een paar uur later neemt die andere Mark het woord tijdens de eerste persconferentie. Vanaf dat moment staat onze telefoon dagenlang roodgloeiend. Of het nou om radio-, tv-, out of home- of printcampagnes gaat, vrijwel ieder telefoontje is van een klant met het verzoek om alle lopende inzet te pauzeren of zelfs te annuleren. Deze klanten hebben Zoekhelden gekozen om hen te helpen bij hun marketing communicatie, vaak op structurele basis. Dit kan zijn door een Google of Bing Ads campagne voor vindbaarheid, retargeting, display of social adverteren, maar ook content creatie voor social of webcare. Op vrijwel alle onderdelen worden per direct die eerste paar dagen campagnes gestopt. 

Crisismanagement
Als ondernemer word je van het ene op het andere moment crisismanager. Alles wat twee uur eerder nog “business as usual” was lijkt mijlenver weg en is ondergeschikt geworden aan de verzoeken die nu binnen komen. Een paar tellen denk je aan de overeenkomsten die we hebben met klanten. Ik heb zelfs onze algemene voorwaarden erop na geslagen om te kijken of dit allemaal wel zomaar kan. Hier staan natuurlijk voorwaarden in die ons als bedrijf dienen te beschermen tegen dit soort annuleringen. Maar we hebben veelal te maken met ondernemers die noodgedwongen dicht moeten en een zeer zware tijd tegemoet gaan. Dus we zijn direct begonnen met het stoppen van zowel de media als de begeleiding voor de binnenkomende verzoeken.

Wederzijds begrip
Omdat ook wij niet zeker waren (en zijn) van de economische gevolgen voor ons bedrijf besloten we bij een enkele klant om de gemaakte begeleidingsuren van de eerste helft van maart kwijt te schelden, bij sommigen rekenen we de helft van de afgesproken maandfee (het is immers halverwege maart), maar bij de meeste bedrijven hebben we besloten wel de volledige maand door te belasten. Alles in goed overleg, met bijzonder veel begrip voor elkaars onzekere situatie. 

Code oranje – week 1
Na het weekend, dat volledig in teken stond van crisisberaad met Marcel, moest blijkbaar het ergste nog komen. In navolging van de verwachte groep klanten (denk aan het Rijksmuseum, Het Scheepvaartmuseum en horecagelegenheden), volgt een tweede golf aan klanten die hun campagnes willen pauzeren of annuleren. Bedrijven die een indirect negatief effect voorzien (het toerisme, zoals VVV Zeeland, winkels en winkelgebieden als Batavia Stad Fashion Outlet) en bedrijven die campagne voeren in deze tijd niet gepast vinden. Dit zijn klanten in iedere denkbare branche. Ook in branches die juist nu zouden kunnen floreren, maar bijvoorbeeld met een boodschap communiceren die nu ineens minder passend is geworden. 

In deze situatie proberen wij, als ondernemers, zo goed mogelijk de balans te vinden tussen het financiële belang van ons bedrijf en de lange termijn relatie met onze klanten. Ook zij hebben niet gevraagd om deze situatie. Wederom treffen wij hier wederzijds begrip en kan in veel gevallen openlijk worden gesproken over de redenen, de gevolgen en de eventuele herstart in de nabije toekomst. Al is dat laatste in veel gevallen voor niemand in te schatten, natuurlijk. 

Gevolgen
Een enkele klant moet worden teleurgesteld, omdat op hun beurt exploitanten ook die balans zoeken. En als er geen échte noodzaak is om te annuleren, dan zullen de exploitanten dat in deze tijden ook zeker niet zomaar toestaan. Er is ook nog een aantal klanten die door alle hectiek er nog niet aan toegekomen is om ons te benaderen voor een pauzering. We besluiten hen te bellen en pro-actief deze campagnes te pauzeren. Dit wordt gelukkig enorm gewaardeerd. 

Thuiswerken
De Zoekhelden werken vanaf code rood allemaal thuis. Van de dertien Zoekhelden, inclusief onszelf, heeft pakweg de helft kinderen. Meer dan de helft van de thuissituaties bestaat uit tweeverdieners. Met iedere held wordt afzonderlijk gesproken over zijn/haar situatie.

Al snel is duidelijk dat het voor een aantal betekent dat er minder – of andere – uren moeten worden gemaakt. Het scheelt dat zowel Marcel als ik zelf ondervinden hoe impactvol de nieuwe situatie is op het thuisleven en -werken. Onze eerste prioriteit is dus om zo goed mogelijk een oplossing proberen te vinden. In deze eerste fase is het vooruitzicht wat werk betreft verslechterd. We hebben de angst dat agenda’s leeg zullen raken. Als onze helden minder uur willen maken, of wat extra vrije dagen opnemen zien wij dat dus niet als probleem.

Heldensessies
We hebben in dat eerste weekend ook heldensessies.nl uit de grond gestampt. De gedachte is simpel; wij hebben straks allemaal experts met tijd over. En aan de andere kant marketeers die thuis wel wat afwisseling kunnen gebruiken.

Ook hebben wij een persoonlijk scholingsprogramma voor iedere Zoekheld opgetuigd in deze eerste week (of eigenlijk in dat bewuste eerste weekend). Iedere held kan zo zijn vrijgekomen tijd besteden aan het behalen van benodigde certificaten van bijvoorbeeld Facebook, Google of Pinterest.

On a personal note
Mensen die mij kennen weten dat ik geen voorstander ben van thuiswerken. Ouderwets? Misschien. Te weinig vertrouwen? Misschien. Maar ik heb eigenlijk drie redenen om er geen fan van te zijn:

1. Afleiding/Productiviteit. Ik denk dat ik mijzelf teveel als voorbeeld neem en weet hoe groot de verleidingen zijn; de TV, een boek, de PlayStation, een lekker zonnetje in de achtertuin of even spelen met de kinderen.
2. Teambuilding. Eigenlijk mijn voornaamste bezwaar. Wij proberen met Zoekhelden een hecht team te smeden, waarbij juist die alledaagse stomme momenten op een werkdag bepalen hoe leuk je bent als bedrijf.
3. Klantrelatie. En, voor de mensen die Zoekhelden niet als bedrijf kennen, wij willen een plek zijn waar klant, vriend, reclamebureau contact of wie dan ook graag binnenkomt om gezellig een praatje te maken of om te komen werken. En waar ieder bezoek van een klant als een feestje moet worden ervaren. Voor die sfeer heb je mensen nodig.

…“In deze week heb ik ook bedacht dat ik Zoekhelden nooit alleen zou willen runnen.”…

Om eerlijk te zijn is het wel even moeilijk om in deze fase positief te blijven. Je krijgt als bedrijf, zonder dat je er zelf schuld aan hebt, klap op klap en vraagt je af hoeveel klappen je kunt hebben. Gelukkig heb ik Marcel als compagnon. We hebben in deze eerste week meerdere malen per dag contact. Vrijwel alleen maar over negatieve zaken. Toch sluiten we echt ieder telefoongesprek af met acties om dit pessimisme bij klanten voor te zijn of om te draaien. Of om tegenargumenten te bedenken waarom die campagne toch aan zou moeten blijven. In deze week heb ik ook bedacht dat ik Zoekhelden nooit alleen zou willen runnen.

De periode daarna
De klanten die in de tweede fase op pauze wilden, komen langzaam maar zeker weer terug. Met een aangepaste of afgezwakte campagne. En er wordt ook duidelijk dat er in ons portfolio een aantal merken zit die enorm opbloeien tijdens deze nieuwe werkelijkheid. Logische merken zoals SPAR, of Xander Uitgevers (want we lezen meer), maar ook merken waar we dit op voorhand niet hadden verwacht. Zoals bijvoorbeeld Danerolles (want ieder weekend moet een feestje zijn).

Ook zijn er ondanks de situatie een aantal mooie kansen die voorbij komen. Van bedrijven die juist in deze situatie grote kansen zien en een partner zoeken. Hoewel je direct de neiging hebt om de hoofdprijs te vragen voor alles wat er binnenkomt, weten we natuurlijk dat dit niet de juiste manier is. We kwamen echter wel uit een extreem luxe situatie, waarbij we meer dan eens uren cadeau gaven. Dit leggen we nu onder een vergrootglas. Begroten wat we nodig hebben en bijbegroten als dit te laag blijkt te zijn. Eigenlijk zou dit altijd moeten, maar dit wordt nu extra belangrijk. We merken verder dat de agenda’s minder leeg raken dan gevreesd, dus we besluiten weer af te schalen met het aanbieden van webinars. 

Aanpassingen
Het thuiswerken wordt door ons op 17 maart al verlengd tot 5 april. Door een tussentijdse persconferentie van Mark Rutte zelfs tot 18 april. Inmiddels heeft iedereen een ritme gevonden in het thuiswerken en hebben we extra aandacht besteed aan de werkplekken thuis. Zo zijn er diverse schermverhogers, maar ook bureaustoelen en sta-bureaus rondgebracht naar de Zoekhelden. Ook merken we dat de kosten als bedrijf omlaag gaan. We innen geen lunchkosten meer bij onze helden, maar betalen ook geen reiskosten meer. De meeste helden wonen binnen de ring van Amsterdam, maar de reiskosten van en naar klanten scheelt ook flink in de maandelijkse kosten. Mijn eigen abonnement in de plaatselijke parkeergarage (niet goedkoop!) is door flexibel beleid van de Gemeente Amsterdam per direct te pauzeren en ook de boodschappenkosten zijn lager, nu iedereen vanuit huis opereert. 

Nu en straks
We lijken in fase 4 aanbeland. Men pakt langzaam het leven weer op en dat geldt ook voor de prachtige merken waarmee wij samenwerken. De eerste voorzichtige stapjes. Zoals we buiten de glazen deur van de Brouwersgracht zien, is ook daarbinnen straks een nieuwe werkelijkheid ontstaan. Wat ik hopelijk door dit blog heen duidelijk heb geprobeerd te maken, is dat je extern succes eigenlijk niet in de hand hebt. Hoe goed werk je ook levert, of hoe goed je ook bent als ondernemer. Je dient er gewoon mee om te gaan en keuzes te maken. Wij hebben er in deze situatie heel veel baat bij gehad om uiteindelijk alle keuzes te maken op onze belangrijkste kernwaarde: een goede, eerlijke partner zijn. En dat betekent ook nu (of juist nu) eerlijkheid en de lange termijn relatie altijd boven de korte termijn plaatsen.

Gelukkige gevolgen
Op het interne proces hebben wij natuurlijk veel meer invloed. En het is prachtig om te merken hoeveel zaken wij hebben verbeterd in de afgelopen tijd:
– Communicatie. Een kantoor geeft enorm veel ruis, waardoor boodschappen niet altijd (volledig) aankomen bij de beoogde ontvanger. Nu, via de digitale wegen, is er een veel duidelijkere 1-op-1 overdracht. Maar ook het gebruik van de agenda is nog essentiëler geworden. Want je kunt niet zien of een Zoekheld op kantoor is of vrij, of dat hij/zij in een meeting zit.
– Efficiency. Ook hier is de ruis van een kantoor een belangrijke reden. Die afleiding is er thuis nu natuurlijk wel, maar daar kom ik later op terug. Verder zijn interne en externe meetings veel taakgerichter. De tijd die verloren gaat aan auto parkeren – zeker bij ons in de binnenstad. Jas ophangen, handjes schudden (maar wat zou ik dat graag weer doen ;-)) en even koffie maken, dat is er nu allemaal niet. 11:00 starten is 11:00 starten, en de koetjes en kalfjes zijn toch minder gemakkelijk op video. Maar ook efficiency op het vlak van uren begroting en uren die gemaakt worden.
– Kwaliteit. We zijn in deze periode als bedrijf nog verder gekwalificeerd op de onderdelen die wij onze klanten aanbieden, hebben voor al deze onderwerpen intern en extern kennissessies klaar staan en zien onze campagne adviezen inhoudelijk verbeteren.

Waar hebben wij van geleerd?
– Nog duidelijkere afspraken maken met onze klanten vooraf over facturatie bij overmacht. Ook nu liepen er meerdere projecten waar we nog zonder formeel akkoord mee aan de slag waren gegaan. Weer vanuit die relatie; dat komt wel goed.
– De Heldensessie impuls was op dat moment een goede reflex, maar bleek in de dagen en weken die volgde niet haalbaar qua tijd in onze agenda’s. Daarbij werden we links en rechts voorbij gegaan door gratis alternatieven.
– En ja, ik ben inmiddels overtuigd van het fenomeen thuiswerken. Ik kom even terug op mijn drie eerder genoemde bezwaren.

1. Afleiding/Productiviteit. De angstvallige maatregelen van continu bereikbaar zijn van de eerste week zijn snel komen vervallen. Ik heb ervaren hoe verantwoordelijk mensen zijn. En hoe belangrijk het is dat je thuis de juiste randvoorwaarden schept om goed te kunnen werken. Een tweede scherm, extern toetsenbord en in mijn geval een logeerkamer die dient als kantoor. Duidelijke afspraken met gezinsleden zorgen ervoor dat ik nu durf te beweren dat ik zelden productiever ben geweest dan op mijn thuiswerkplek.
2. Teambuilding. Onze wekelijkse aftrap is ook digitaal best gezellig, onze kwartaalborrel is ook verplaatst naar het internet, iedere woensdag zitten minimaal 8 helden voor het scherm om een work-out te volgen via video en de vrijdagmiddagborrel is een quiz geworden, die wekelijks iets is om naar uit te kijken! Het is anders, maar ook teambuilding is goed te doen.
3. Klantrelatie. Dit is het enige punt waarom ik niet kan wachten om weer op kantoor te zijn. Het contact is goed, de videocalls zijn soms hilarisch, maar er gaat toch niets boven een lekker kopje koffie, een koekje en persoonlijk contact.

Samenvattend
Zowel extern als intern kwam en komt er van alles op ons af. We zijn in het diepe gegooid, maar we zwemmen nog. Extern concluderen wij dat we de klap voelen, en gaan voelen. Maar wij prijzen ons enorm gelukkig met de enorme diversiteit van ons portfolio. Dat is geen goed ondernemerschap, ook geen bewuste jarenlange strategie, maar dom geluk. Ons gekozen business model, op uurbasis, is wel een bewuste strategie en momenteel een tweede factor die in ons voordeel werkt. Wanneer je als bedrijf afhankelijk bent van de budgetten die de klanten uitgeven doet deze crisis meer pijn. Want ook wij zien omzetten per campagne flink dalen.

Intern zijn wij er, niet in de laatste plaats door de enorme inzet van onze Zoekhelden, in geslaagd het hoofd boven water te houden. Zij hebben een ongelooflijk portie aanpassingsvermogen en inzet getoond de afgelopen weken. Daarbij zijn zij het die door hun goede contacten met de klanten ervoor zorgen dat we in staat zijn snel in te spelen op kansen. Zo hebben we ook taken aangepakt die we normaal gesproken te ver af vinden staan van onze core business, of omdat we het niet het leukste werk vinden. Maar nu is dat zonder morren opgepakt en tot een goed einde gebracht. Dat maakt ons ontzettend trots en geeft enorm veel vertrouwen in de lange termijn van ons mooie bedrijf. Want als wij de stappen die we qua communicatie, efficiency en kwaliteit de afgelopen weken hebben gezet, straks kunnen combineren met de kracht van eindelijk weer fysiek bij elkaar zijn, dan komen we nog tien keer krachtiger uit deze crisis dan hoe we erin gingen.

We moeten niet verwachten dat de situatie nog wordt zoals voor 12 maart. De wereld is veranderd en in veel aspecten voorgoed. Maar we werken toe naar een nieuwe situatie, met andere maximale bezoekersaantallen, andere openingstijden, andere maatschappelijke functies bij de adverteerders. En daar kunnen wij als mediapartner alleen maar proberen zo goed mogelijk in te assisteren en daar zijn wij volgens mij klaar voor. Na 25 mei hopelijk weer iets meer vanuit ons kantoor, maar ook nu al op gepaste afstand.

 

Toe aan een verfrissend gesprek met enthousiaste helden?

Bel 020 705 96 80, mail marcel@zoekhelden.nl of
bezoek ons aan de Brouwersgracht in Amsterdam

Brouwersgracht 224,
1013HE, Amsterdam

KvK Amsterdam 63326191
BTW-nr, NL855187670B01